Хотя такие названия допустимы, но не рекомендуются. Давайте научимся давать более информативные названия столбцам, чтобы из названия было понятно, что содержится в данных, но при этом названия не должны быть слишком длинными.

Для изменения названия столбца самым простым способом мы воспользуемся следующими шагами:

• Выделим ячейку B3.
• Перейдем в строку ввода формул и удалим информацию «Сумма по полю».

• Также рекомендую добавить единицы измерения, чтобы было понятно, что это за данные. Для примера, я добавлю «руб.».
• Нажмем Enter. Вы увидите, что название столбца поменялось.

Теперь можно выполнить двойной клик по границе между столбцами «B» и «C», чтобы ширина столбца автоматически подстроилась под содержимое.

Так и случилось, ширина столбца уменьшилась.

И далее я специально допущу вот какую ошибку. Давайте мы с вами назовем столбец «C» просто «Продажи» и нажмем Enter. И увидим, что есть такая особенность сводной таблицы: можно изменять названия столбцов, но нельзя, чтобы в исходных данных столбцы имели точно такие же названия, как в сводной таблице.

Об этом нам говорит Excel, показывая сообщение о том, что поле сводной таблицы уже существует. Нажмем на кнопку OK. Одним из способов обойти это ограничение является добавление, например, пробела в название после слова «Продажи». Нажмем Enter. Для нас это может быть одно и то же название, но для Excel это два разных названия, поскольку в сводной таблице этот столбец называется «Продажи « с пробелом.

Однако, я не рекомендую использовать такой подход. Давайте с вами дадим столбцам информативные и понятные названия. И еще раз, рекомендация: давайте добавим единицы измерения и уточним, что это информация в рублях. И не просто «Продажи», а «средние Продажи». Даже такая запись, на мой взгляд, будет вполне достаточной.

Вы также можете изменить название столбца, нажав правой кнопкой мыши на его заголовке и выбрав «Параметры полей значений».

Таким образом, напомню, что открывается диалоговое окно, в котором мы видим имя источника данных. Это указывает на то, из какого столбца наших исходных данных используются для сводной таблицы.

Пользовательское имя — это имя, которое присвоено столбцу. Вы видите, что это имя «Количество по полю продажи3». Мы можем изменить это имя. Давайте напишем «Количество» и удалим все лишнее, а затем добавим единицу измерения — «шт.» и нажмем кнопку OK.

Таким образом, вы видите, как наша сводная таблица становится лучше и более привлекательнее .

В следующем видео мы настроим форматы для ячеек с числами.

The post Урок 5: Как изменить подписи названий столбцов в сводных таблицах Excel appeared first on Licharts.

Изучив материалы предыдущего урока «Как настроить среднее значение и количество в сводных таблицах Excel», мы научились использовать одно числовое поле несколько раз для расчета суммы, среднего значения и количества.

Теперь переходим к настройке внешнего вида сводной таблицы, так как вид, в котором мы видим сейчас сводную, оставляет желать лучшего. Я расскажу вам, какие параметры следует применять, чтобы таблицы стали более наглядными и понятными для тех, кто раньше не работал с этим инструментом.

Прежде чем мы приступим, обратите внимание на такой нюанс. Вы видите, что у меня выделена ячейка сводной таблицы, но никакого списка полей, как в предыдущих уроках, у нас нет. Мало кто обращает внимание на такой факт, что при работе со сводной таблицей Excel на ленте добавляет две вкладочки. Это вкладочка «Анализ» и вкладочка «Конструктор».

В зависимости от версии Excel названия этих вкладок могут чуть-чуть отличаться. Но смысл в следующем. На этих вкладках находятся все команды, которые отвечают за настройку сводной таблицы.

Мы с вами столкнулись с проблемой, когда, кликая на сводную таблицу, вкладочки появляются, но списка полей нет. В сводных таблицах есть команда, отвечающая за включение или отключение списка полей. Давайте я покажу вам, где она находится на вкладке «Список полей».

Этот список отвечает за отображение полей сводной таблицы. Я могу его нажать, либо скрыть, поскольку мы с вами не будем пользоваться данным инструментом.

Итак, еще раз напомню, у нас есть две дополнительные вкладки: «Анализ» и «Конструктор».

• На вкладке «Анализ» содержится все, что касается смысла сводной таблицы. Подробнее о ней мы поговорим чуть позже.
• На вкладке «Конструктор» находятся все настройки внешнего вида сводной таблицы.

Для начала давайте поговорим о стиле сводной таблицы. На этой вкладке есть отдельная категория стилей сводной таблицы.

Вы можете нажать на стрелочку «Дополнительные параметры» и увидеть список всех стилей.

Они отличаются по категориям: светлые, средние, темные. Для наглядности я выберу темный стиль, например, синий. Вы видите, как внешний вид сводной таблицы поменялся.

Однако, хотя у вас может возникнуть искушение постоянно использовать эти стили, на практике часто приходится настраивать их самостоятельно. Например, вы можете выбрать чередующиеся строки или столбцы. Это можно сделать, выбрав соответствующие опции на вкладке «Конструктор».

Нельзя сказать, что вы всегда будете использовать предустановленные стили, так как при распечатке сводной таблицы может тратиться много краски. Однако, в некоторых случаях применение цветов может помочь лучше визуализировать данные. Например, цвета могут быть привязаны к подразделениям, сотрудникам или периодам, что делает таблицу более информативной.

Давайте теперь вернемся к настройкам и выберем средний стиль, чтобы заголовки столбцов выделялись цветом. Вот такие настройки нам должны подойти.

The post Урок 4: Как использовать стили для придания сводным таблицам Excel профессионального вида appeared first on Licharts.

В предыдущем уроке «Как настроить поля сводной таблицы в Excel» мы настраивали сводные таблицы, работали с их полями и строили более сложные двухуровневые и трехуровневые сводные таблицы.

Вернем первоначальный внешний вид нашей сводной таблицы, когда мы анализировали сотрудников. Удалим поле «Товар».

Сотрудников переместим в область «Строки».

Покажу, что одно и тоже числовое поле, допустим, продажи, можно использовать несколько раз в сводной таблице. Вы видите, что когда мы в первый раз добавили это поле в нашу сводную таблицу, Excel считает сумму продажи по каждому сотруднику.

Давайте определим еще такой показатель, как средняя сумма продажи и количество продаж. И для этого я опять возьму поле «Продажи», зажму левую клавишу мыши и перетащу его в поле «Значения».

Вы видите, что сейчас у нас в сводной таблице два столбца, они называются одинаково, и обратите внимание на название столбца «B» — сумма по полю «Продажи», и в столбце «C» — сумма по полю «Продажи 2».

У нас получились два одинаковых столбца, но нам необходимо, чтобы операция в столбце «C» была не сумма, а средняя. Как это делается, я вам покажу.

Выделяю любую ячейку в этом столбце, «Сумма продажи 2». Правой кнопкой мыши нажимаю, выбираю пункт «Параметры полей значений».

Открывается диалоговое окно настройки полей таблицы, где вы видите операцию, которая происходит с данными — операция «Сумма», и вы видите, какие варианты еще доступны.

То есть можно выбрать вариант «Средние», нажать на кнопку «ОК».

И у нас будут подсчитаны средние значения продаж по продавцу.

Можно еще раз добавить поле «Продажи».

Затем выделим ячейку в столбце «Сумма по полю «Продажи2» и нажмём правой кнопкой мыши по «Параметры полей значений».

Поменять операцию на «Количество», нажать «ОК».

И мы увидим, сколько продаж было осуществлено каждым сотрудником.

То есть, если в наших исходных данных каждая строка — это факт продажи, то сейчас в нашей сводной таблице столбец «D» показывает, сколько таких продаж было осуществлено каждым сотрудником.

Сам смысл сводной таблицы, который мы сейчас реализовали, он замечательный, но внешний вид оставляет желать лучшего. Поэтому в следующем уроке давайте научимся настраивать внешний вид нашей сводной таблицы и преобразим его в более симпатичный.

The post Урок 3: Как настроить среднее значение и количество в сводных таблицах Excel для лучшего анализа данных appeared first on Licharts.

Напомню, что на предыдущем уроке «Как создать простую сводную таблицу в Excel» мы с вами научились анализировать данные из большой таблицы продаж за 4 года наших сотрудников.

Мы построили таблицу, отображающую данные по продажам всех наших сотрудников.

Получилось замечательно, но хочется получить ещё больше информации в сводной таблице.

Предлагаю нам с вами проанализировать продажи по полу покупателя. Для этого давайте выполним следующее действие: возьмем поле «Пол покупателя» левой клавишей мыши, зажмем и перетащим это поле в область «Столбцы».

Вы увидите, что сумма продажи по каждому продавцу состоит из двух составляющих: продажи женщинам и продажи мужчинам. Теперь мы видим дополнительную информацию.

Если посмотреть на наши исходные данные, то заметим, что в таблице есть ещё один признак — товар.

Если задача — не только проанализировать продажи продавцов, но и понять их специализацию, то можно выполнить следующее действие. В уже построенной сводной таблице давайте удалим поле «Пол покупателя» из области «Столбцы». Нажмем левой клавишей мыши и, как будто бы, выкинем это поле из области «Столбцы».

Вы увидите, что сейчас вернулся первоначальный вид, как когда мы только строили сводную таблицу.

Теперь поле «Товар» переместим в область «Столбцы».

И вы увидите, что теперь вся информация доступна в разрезе сотрудника и товара, который он продает. Сотрудники располагаются по строкам, так как данное поле находится в области «Строки», а товары перечислены по столбцам.

В зависимости от задачи вы можете перестраивать свою сводную таблицу. Можно взять поле «Пол покупателя» и поместить его в область «Строки» под сотрудника.

Теперь вы видите, какой сотрудник продал какой товар кому и на какую сумму.

Если выяснится, что какие-то поля лишние, опять же, можно эту информацию перестраивать, перетаскивать и получать аналитику в новых разрезах.

Сейчас у меня сводная таблица построена по продуктам и по сотрудникам, и я анализирую, как продавались товары в разрезе сотрудников.

В следующем уроке «Как настроить среднее значение и количество в сводных таблицах Excel» мы научимся использовать одно числовое поле несколько раз для расчета суммы, среднего значения и количества.

The post Урок 2: Как настроить поля сводной таблицы в Excel для максимального удобства и эффективности работы appeared first on Licharts.

Перед нами таблица, которая содержит информацию о продажах за 4 года.

• В столбце B информация о сотрудниках.
• В столбце C — то, что продавал этот сотрудник.
• В столбце D информация о поле покупателя, то есть кому — мужчине или женщине.
• В столбце Е – возраст.
• В столбце F – количество единиц продукции.
• И в столбце G – сумма продаж.

И наша задача — понять и проанализировать, кто из наших сотрудников продает больше всего, а кто меньше. И с этой задачей нам поможет справиться сводная таблица.

Для того, чтобы воспользоваться данным инструментом, выделим любую ячейку в нашей большой таблице, перейдем на вкладку «Вставка» и выберем инструмент «Сводная таблица». Нажмем на вот эту пиктограмму.

Открывается диалоговое окно, в котором Excel предлагает нам ответить на два вопроса.

• Первый вопрос — какой источник данных будет использован для нашей сводной таблицы? То есть, что мы с вами, какую таблицу будем анализировать? Вы видите, что у нас выделен диапазон A1:G999. То есть это говорит о том, что данные этой большой таблицы мы с вами будем анализировать с помощью сводной таблицы.
• И второй параметр — куда стоит поместить отчет сводной таблицы? То есть, где непосредственно эта сводная таблица будет построена? По умолчанию Excel предлагает вариант на новый лист. Я предлагаю согласиться с ним и нажать на кнопку ОК.

Как только мы с вами выполнили эти действия, вы видите, что Excel создал Лист 1. Вы видите слева нашу сводную таблицу, пока это только макет, а справа — набор полей.

Давайте сделаем масштаб чуть побольше. Для этого в правом нижнем углу я нажимаю на ползунок, на плюсик, чтобы лучше видеть наш макет.

Далее нам необходимо выбрать те поля, которые мы хотим увидеть в нашей сводной таблице. По факту, поля — это названия наших столбцов, то есть, если наша задача — проанализировать продажи сотрудников, то давайте поставим галочку напротив поля «Сотрудник».

Автоматически Excel помещает это поле в область строк. Что это значит? Он пробежался по столбцу с фамилиями всех сотрудников, и сейчас вы видите список уникальных сотрудников, которые у нас в таблице.

Если нас интересует сумма продаж, то есть, насколько каждый из них продавал, то мы берем поле «Продажи», нажимаем левую клавишу мыши и перетаскиваем в область значений.

И теперь вы видите, что напротив каждого сотрудника указана сумма его продаж.

Видите преимущество? За пару кликов мы с вами создали таблицу, которую вручную пришлось бы создавать очень и очень долго.

Что мы еще можем сделать? Но в определенном смысле, наши сводные таблицы уже готовы. Мы создали полезную табличку, проанализировав сумму продаж наших сотрудников по исходным данным. Уже получена важная информация.

В следующих уроках мы с вами разберем некоторые способы создания более сложных сводных таблиц, а также узнаем, как их настраивать. Поэтому смело переходите к изучению следующего урока «Как настроить поля сводной таблицы для максимального удобства и эффективности работы».

The post Урок 1: Как создать простую сводную таблицу в Excel appeared first on Licharts.

Аргументы функции СУММЕСЛИ

Итак, первая функция СУММЕСЛИ имеет три аргумента. Давайте разберем их.

Первый — это диапазон. Второй — сам критерий. И третий — необязательный аргумент, это диапазон суммирования. Давайте рассмотрим каждый из них:

• Диапазон — это область проверяемых ячеек, чаще всего это какой-то диапазон в столбце или весь столбец.
• Критерий — второй аргумент, который может быть числом, выражением или текстом, определяющим, какие ячейки необходимо суммировать.
• Диапазон суммирования — третий, необязательный, аргумент. Это значения ячеек, которые суммируются, если они отличаются от ячеек, представленных в основном диапазоне. Если аргумент диапазона суммирования опущен, то Excel суммирует ячейки именно в критерии диапазона.

Аргументы функции СУММЕСЛИМН

Сразу же рассмотрим функцию СУММЕСЛИМН, которая немного отличается, но очень похожа на первую функцию, поэтому мы объединили их в одной статье. В данной функции у нас есть аргумент диапазон_суммирования, диапазон_условие 1 и само условие 1. Давайте разберем, что обозначает каждый аргумент:

• Диапазон суммирования — то, что необходимо нам суммировать в таблице, это, как правило, диапазон в столбце или весь столбец.
• Диапазон_условие1 — непосредственно диапазон ячеек, проверяемых на соответствие определенному условию в этой же таблице.
• Условие1 — это наше условие в форме числа, выражения или текста, определяющие суммируемые ячейки.

В Excel 2007 появилась функция СУММЕСЛИМН. Разница в том, что если функция СУММЕСЛИ может проверять только одно условие, то эта функция может проверять до 127 условий проверки. Именно такое количество есть в этой функции.

Как использовать функцию СУММЕСЛИ: практический пример

Теперь давайте рассмотрим практический пример. Перед нами таблица, в которой представлены продажи по определенным группам товаров: название товара, количество и период продажи. В данном случае у нас есть уже колонка K с результатом, по которой мы будем оценивать правильность работы функции. Для удобства я разместил уже готовый результат в этих ячейках. Давайте рассмотрим конкретные задания, которые выделены красным цветом. Первое, что нам необходимо — это посчитать общий объем продаж. Хотя мы рассматриваем функции СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, данная задача решается простым суммированием, которое мы можем выполнить с помощью функции СУММ. Давайте сделаем это, чтобы понять, в чем отличие.

СУММ — это обычная функция, с помощью которой мы можем суммировать числа или диапазон. В данном случае мы можем выбрать всю колонку F и просуммировать ее, чтобы получить нужный результат. Посмотрите, в функциях СУМ, так же как и в СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, игнорируются ячейки с текстом. В данном случае у нас в колонке F попало значение «Сумма». Тем не менее функция СУММ игнорирует текст и суммирует только числа, видимые в ячейках. То же самое относится и к другим функциям.

Следующее задание — объем продаж, в которых есть только электроинструменты. Здесь нам не подойдет простое суммирование, поэтому на помощь приходит функция СУММЕСЛИ. Давайте выберем «равно» в СУММЕСЛИ, чтобы задать это условие. Мы можем открыть аргументы функции, нажав на кнопку fx. Давайте поработаем с этим окном.

Здесь наши критерии: диапазон, критерий и диапазон суммирования. Диапазон — это то, что мы будем проверять, в данном случае это «электроинструмент». Обратим внимание, что электроинструмент находится в колонке «Группа товаров», поэтому выбираем этот диапазон, то есть весь столбец.

Сам критерий мы можем задать, написав его в кавычках. Давайте так и сделаем. Вводим критерий «Электроинструмент», обязательно заключаем его в кавычки.

Далее, выбираем диапазон суммирования, то есть то, что мы должны суммировать. В данном случае мы его не опускаем, потому что диапазон, который мы выбрали для проверки, является текстом. Итак, сначала мы просматриваем текст, находим там «электроинструмент», а затем в диапазоне суммирования суммируем то, что соответствует этому критерию. Поэтому выбираем колонку F от F, нажимаем «ОК» и видим результат суммирования. Все прошло корректно, Excel посчитал правильно.

Считаем количество товаров по определённым группам с помощью функции СУММЕСЛИ

Переходим к следующему заданию. Нам нужно посчитать количество товаров по определенным группам. В отличие от предыдущего примера, здесь у нас уже есть непосредственные критерии в ячейках. Если посмотреть, то это критерии групп товаров, например, «цемент», «триммеры», «сухая смесь» и так далее. Здесь мы можем уже ссылаться на саму ячейку. То есть разница будет в том, что мы используем функцию СУММЕСЛИ. Берем диапазон (нажимая мышкой на столбец B), в данном случае это группа товаров, нажимаем точку с запятой, затем выбираем непосредственно сам критерий, который в данном случае будет нашей ячейкой H7. Затем указываем диапазон суммирования, в данном случае мы считаем по столбцу DD.

Закрываем скобку, нажимаем «Enter», и получаем корректный результат.

Следующее задание — объем продаж всех шуруповертов. Здесь нам нужно использовать функцию СУММЕСЛИ, так как у нас есть только один критерий. Но здесь нам нужны все шуруповерты. Давайте включим фильтр в таблице, чтобы посмотреть, какие группы у нас есть.

Давайте наберем букву «Ш» или «ШУР». Мы видим, что у нас нет групп товаров с наименованием «шуруповерт».

Однако, в наименовании товара встречается соответствующая информация.

Давайте попробуем использовать маску, чтобы выделить все шуруповерты. Мы можем использовать символ «*», чтобы указать это. Набираем «равно», выбираем функцию СУММЕСЛИ, указываем диапазон, который в данном случае это колонка CC. Затем вводим критерий, используя символ «*», который будет искать все упоминания «шуруповерт» в наименовании товара.

Как это делается? Сначала вводим звездочку, затем первые слова, например, «шуруп». После этого снова ставим звездочку и закрываем кавычку.

Что это означает? Это означает, что все слова, идущие до «шуруп» (в данном случае), будут учтены, а также все слова после «шуруп» также будут учтены. Таким образом, мы ограничиваем критерий, указывая, что нужно учитывать все слова до и после «шуруп». Давайте попробуем. Вводим точку с запятой и выбираем диапазон суммирования. Наш объем продаж — это колонка FF.

Закрываем скобку, нажимаем Enter. Видим результат 64 440. Все корректно, функция посчитала верно. Продолжаем дальше.

Суммирование с несколькими критериями с помощью функции СУММЕСЛИМН

Следующий блок — суммирование с использованием нескольких критериев. В первой ячейке мы должны найти объем продаж всего клея до 15 октября 2019 года. Для этого используем функцию СУММЕСЛИМН. Нажимаем кнопку fx и видим, что у нас в функции два аргумента: Диапазон_суммирования и Диапазон_условия1.

Выбираем диапазон суммирования — весь объем продаж. Переходим к диапазону условий. Нам нужно выбрать клей, который упоминается в наименовании товара. Группы товаров с таким названием нет, поэтому выбираем наименование товара (колонка CC). Условие1 указываем с использованием звездочки в кавычках («*клей*»).

Теперь можем выбрать второй диапазон условий, который автоматически появится. Нам нужна дата до 15 октября. Работаем с диапазоном условия «Дата» (столбец A). Условие пишем в кавычках. Для того, чтобы нам указать условие «до 15 октября», мы пишем «<15.10.2019».

Закрываем все скобки, нажимаем Enter, видим результат 8750. Проверяем — все верно.

Вычисляем объём продаж с указанной даты с помощью функции СУММЕСЛИ

Также рассмотрим еще одну задачу: объем продаж с указанной даты. В этом случае мы можем использовать ячейку с датой в качестве критерия. Однако здесь есть одна тонкость. Обратите внимание, что нам нужно использовать только один критерий, поэтому достаточно функции СУММЕСЛИ. Указываем диапазон, который будет содержать нашу дату. Дальше вводим критерий. Однако если мы просто введем «<=» в кавычках, получим ошибку, так как Excel воспримет это как текст.

Для решения этой проблемы используем символ «&» для объединения критерия и ячейки с датой. Таким образом, мы указываем, что критерий состоит из даты и условия «>=» и H24 и записан следующим образом: «>=»&H24. Это позволит нам правильно выполнить функцию.

Нажимаем ОК, видим результат. В этом видео мы рассмотрели две мощные и интересные функции: СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН. Их можно использовать в различных задачах.

The post Как использовать функции СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН в Microsoft Excel и Google-таблицах appeared first on Licharts.